Comunicación del Proyecto - Desde la Solicitud de Cotización hasta el Trabajo en Terreno
November 4, 2024
Aproveche estos cinco pasos clave del proceso para comunicar, aclarar e impulsar hacia el éxito.
Le hemos otorgado el proyecto, Ud. ha recibido la Orden de Compra (PO) y ha identificado al líder del sitio y a los miembros del equipo.
El día de la reunión inicial, el líder se encuentra en otro sitio y no puede asistir a la llamada. Otro miembro del equipo asiste en su lugar pero, desafortunadamente, no está tan familiarizado con el tipo de proyecto de que se habla y no tiene antecedentes sobre este sitio. La llamada de inicio comienza y finaliza sin preguntas ni desafíos mencionados.
Sin culpa al miembro del equipo que ayudó, se pierde una oportunidad importante para explorar aspectos clave del proyecto y del sitio de manera más completa.
El líder llega y se sorprende por la falta de elevadores disponibles para el trabajo. Si hubiera asistido a la llamada, habría señalado que tener solo dos elevadores no permitirían que el equipo cumpliera con el plazo. Ambos el proyecto y el sitio requerían cuatro elevadores.
Los miembros del equipo se ven inmediatamente limitados en su capacidad de trabajar al ritmo esperado, y el equipo de EMC también está buscando una manera de entregar más equipo al sitio.
Todos hemos experimentado esta situación o algo similar y sabemos que, a pesar de las buenas intenciones de todos, el proyecto comienza de manera difícil.
En cada proyecto tenemos una serie de cinco pasos de contacto y oportunidades de hablar, preguntar y refinar nuestra comprensión colectiva de cómo debe pasar el proyecto y qué se necesita para lograr el éxito para todos los interesados.
Estos pasos en el proceso brindan oportunidades para conversación, aclaración, confirmación y consideraciones adicionales. Aprovechar al máximo cada punto de contacto puede ser la diferencia entre un proyecto sin problemas y uno lleno de desafíos.
- Solicitud de Cotización (RFQ)
La RFQ es la primera oportunidad en donde nuestros equipos de socios laborales revisen los detalles asociados con cualquier proyecto. Puede que se hayan realizado llamadas telefónicas previamente, pero la RFQ—en cualquier forma que se presente—confirma detalles importantes sobre el proyecto. Normalmente, se proporcionan conjuntos de documentos individuales para un solo sitio, mientras que una serie de sitios puede compartirse de manera más agregada.
Independientemente de la forma en que esta información le llegue, debe proporcionar respuestas e información clave relacionada con:
- Sitio/ubicación
- Cantidad y tipo de unidades a remover e instalar
- Tamaño de equipo recomendado para el trabajo a realizar
- Elevadores requeridos
- Zonas de trabajo difíciles
- Horas programadas para las acciones de instalación (día o noche)
- Casos en donde estarán encerrados toda la noche
Fotos están disponibles y, en la mayoría de los casos, también está disponible una vista de 360 grados de la mayoría de las instalaciones. Si se necesita fotos o acceso al video de 360 grados para comprender mejor el esfuerzo de trabajo, puede solicitar al comprador que los proporcione.
Claves para el éxito en la etapa de RFQ:
- Las acciones de trabajo deben estar claras y entendidas antes de cotizar.
- Las necesidades de equipo deben revisarse con fotos si necesario para evitar problemas en el sitio.
- El tamaño del equipo es una recomendación basada en años de experiencia de EMC. Si no están de acuerdo con la recomendación, ahorita es el momento para discutirlo.
- Las expectativas de acceso y comunicación del proyecto (con el sitio y el gerente del proyecto) deben ser claras.
El precio debe basarse en una comprensión clara de todos los elementos del proyecto.
Punto de contacto para aclaraciones: Comprador de Mano de Obra de EMC
- Recepción de la Orden de Compra
La PO va a ser su confirmación de detalles de alcance, costos y términos.
Claves para el éxito en la revisión de la PO:
- Todos los elementos coinciden con los detalles proporcionados en la RFQ.
- Los precios para las acciones de instalación y los elementos varios reflejan los precios enviados y acordados.
- Los términos son consistentes con tus términos o los contenidos en la RFQ para el proyecto.
Punto de contacto para aclaraciones: Comprador de Mano de Obra de EMC
- Llamadas/Reuniones de Inicio
El participante más importante en la llamada de su equipo es el líder del equipo que estará en el sitio. Dada su responsabilidad de entregar un proyecto exitoso, su capacidad para participar en los detalles de lo que se espera y lo que es importante para cada sitio es fundamental.
Claves para el éxito en la llamada de inicio:
- Participación del líder del equipo.
- Hacer preguntas detalladas sobre el sitio, producto o logística para evitar problemas.
- Finalizar preguntas de programación.
- Abordar cualquier orden de cambio que pueda ser necesaria.
- Discutir expectativas de comunicación y tiempos.
PUNTO DE CONTACTO PARA ACLARACIONES: Gerente de Proyecto de EMC
- Seguimiento y Gestión de Material
El material para los proyectos de EMC a menudo llega de varios proveedores de materiales. A veces, estos están agrupados por trabajo, pero también pueden recibirse como envíos individuales de cada proveedor relacionado con el alcance del proyecto. Estas variaciones crean desafíos para coordinar el inicio del proyecto y organizar los materiales para el éxito en el sitio de trabajo.
Claves para el éxito en el seguimiento y la gestión de materiales:
- Confirmar la información de envío con el gerente del proyecto.
- Identificar la mejor fecha previa al inicio para hacer un seguimiento con el gerente del proyecto sobre los temas pendientes.
- Revisar toda la información de envío de productos antes de enviarlos al sitio de trabajo.
- Si persisten dudas, trabajar con el gerente del proyecto para acordar ajustes en el plan de trabajo para sacar el máximo provecho de la situación… minimizar el impacto al cliente, minimizar costos, minimizar el tiempo de resolución.
Punto de contacto para aclaraciones: Gerente de Proyecto de EMC
- Día/Noche Uno
Organizar el primer día/noche en el sitio determina el nivel de éxito en cada sitio.
Claves para el éxito en el primer día/noche:
- Las sorpresas en el sitio deben abordarse de inmediato con el gerente del proyecto de EMC.
- Revisar la cantidad y tipo(s) de equipos pedidos y la adecuación a las necesidades (por ejemplo, elevadores de tijera vs. elevador de brazo articulado, etc.).
- Si se encuentra problemas relacionados con desafíos de instalación, cableado o códigos, pida al gerente del proyecto la información de contacto del electricista maestro de EMC.
- Una revisión de inventario tan cercana al 100% como sea posible para identificar roturas, faltantes o errores permitirá al equipo de EMC reaccionar rápida y en potencia evitar un costoso regreso.
Punto de contacto para aclaraciones: Gerente de Proyecto de EMC
Hacer un uso más efectivo de todos los pasos de contacto antes de que comenzar el trabajo ayudará a asegurar un proyecto exitoso, cada vez.
John Loheit es el Director de Desarrollo de Socios Laborales de EMC. En este puesto, supervisa la Red de Socios Laborales. Cuenta con 20 años de experiencia y posee una licenciatura de la Universidad de Augsburg en Minneapolis, Minnesota.
